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Reuniões gravadas: sim ou não?

Se antes da situação de saúde pública provocada pela COVID-19 já havia muita gente a usar plataformas como o Teams, o Skype ou o Zoom para reunir virtualmente com clientes e equipas, após o início desta pandemia toda esta forma de comunicação tornou-se ainda mais relevante no panorama profissional. 

E, enquanto assistente virtual, ainda mais relevante este tipo de ferramentas se torna!

Para muitos de nós não há nada como a presença física e a leitura da linguagem verbal do outro para resolver situações de trabalho ou fechar negócios.

Reuniões online são ótimas formas de ter acesso a este tipo de linguagem, mesmo sem estar presente no mesmo espaço.

Ainda que nem todos tenhamos nascido com queda para o estrelato, pode haver situações em que este tipo de comunicações tenham que ser gravadas, seja para posterior análise, seja para documentar algum processo (como fechar de uma parceria).

Reuniões gravadas: sim ou não?

Naturalmente, e como em tudo na vida, há pontos a favor e pontos contra a gravação de reuniões virtuais.

Não é preciso gravar todas as reuniões.

Há que avaliar cada situação e perceber quais as vantagens de gravar ou não este tipo de encontro.

Vantagens

A primeira grande vantagem que vemos em gravar uma reunião ou videochamada é podermos vê-la as vezes que forem necessárias no futuro.

Isto é muito útil quando estamos a falar de uma reunião com um cliente, em que este nos vai passar muita informação para o desenvolvimento do nosso trabalho.

Podemos, assim, deixar de parte muitos dos apontamentos e focarmo-nos no cliente em si durante toda a reunião, pois tudo o que for falado ficará fielmente registado.

Outra vantagem é a possibilidade de documentação e prova do que for dito.

Às vezes, na nossa vida profissional, pecamos por excesso de confiança na pessoa que está à nossa frente.

E o que é muito habitual fazermos?

Acreditar na palavra do outro apenas por uma chamada telefónica.

Ou seja, se mais tarde algo correr mal, não temos como provar que essa situação decorreu das informações que nos foram dadas.

Não havendo nada escrito ou gravado, não conseguimos perceber se foi um mal entendido ou se realmente houve alguma indicação errada por parte do cliente.

A última vantagem que listamos é a de podermos partilhar a gravação com outros membros da equipa que, por algum motivo, não tenham podido estar presentes.

Desta forma, a informação obtida é igual para toda a gente, eliminando potenciais falhas de comunicação.

Desvantagens

Não sendo tudo um mar de rosas, há que olhar para o outro lado da moeda.

E, neste caso, temos três desvantagens que podem deitar por terra a tentativa de gravação de uma reunião virtual:

  1. A necessidade de autorização prévia para a captação de imagens: se é verdade que é facílimo gravar uma reunião nas plataformas mais comuns, é igualmente certo que devemos perguntar sempre se o podemos fazer. Ainda que haja muita gente completamente à vontade para isso, o que acontece muitas vezes é que, o facto de colocarmos esta questão, deixa as pessoas a pensar e há uma boa parte dos casos em que a resposta é negativa;
  1. A insegurança sobre a privacidade do conteúdo da conversa: ainda que possamos ter mil e um cuidados com os ficheiros obtidos através das gravações de uma reunião ou videochamada, há sempre fugas que podem ocorrer, daí haver muitas empresas e profissionais a não quererem as suas reuniões gravadas;
  1. A falta de à-vontade em frente a uma câmera: se pensarmos bem, estar em frente a uma câmera é completamente diferente de estar pessoalmente com alguém. Logo aqui podemos ter um entrave na comunicação (a pessoa mais tímida sente-se mais constrangida, fala menos ou expressa-se pior, etc.). Se adicionarmos a esta questão o facto de estarmos a ser gravados, a experiência pode piorar bastante!

Como devo proceder?

Gostávamos de dizer que sim, mas há uma resposta certa para esta pergunta.

A primeira coisa que devemos fazer, se sentirmos necessidade de gravar uma reunião, é ser honestos com o nosso cliente/fornecedor/parceiro e explicar o porquê de precisarmos de o fazer. 

Às vezes, esta frontalidade e transparência é o suficiente para que caiam por terra as objecções que o outro lado possa ter.

Se ainda assim não houver esta abertura, não devemos forçar.

Nesse caso, explicamos que a reunião pode demorar um pouco mais do que o previsto porque vai ser necessário da nossa parte tirar notas ou voltar atrás em alguns pontos para verificar a informação dada.

E, depois da reunião, informas que um email com todo o resumo vai ser enviado e que aguardas feedback da outra parte para que estejam sempre na mesma página.

O mais importante é que ambas as partes se sintam confiantes e que os assuntos fiquem resolvidos de forma célere e eficaz!

Para ajudar os membros do VAmos! Club, já está disponível na plataforma da comunidade um super PDF com os passos básicos para teres uma maior segurança online.

Nesse ficheiro, partilhamos contigo as nossas experiências em relação a temas como a partilha de palavras-passe, RGPD, políticas de privacidade, entre outros.

Podes ver e fazer o download deste documento no separador Recursos. 

Mas atenção: este ficheiro só está disponível para os membros do VAmos Club!, por isso, se ainda não fazes parte da melhor membership para Assistentes Virtuais em Portugal, subscreve a nossa newsletter no formulário da direita para ser avisado/a quando abrirem novas inscrições.

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