Passo a passo da primeira reunião com futuros clientes

Passo a passo da primeira reunião com futuros clientes

Se perguntassem à Vera, ainda antes de fundar o DitoFeito, qual seria a pergunta que mais colocariam, ela nunca adivinharia que seria sobre a forma de conduzir e preparar a primeira reunião com futuros clientes!

Mas a verdade é que compreendemos a necessidade de aprender mais sobre reuniões com potenciais clientes – afinal, é na reunião que o negócio fica fechado (ou praticamente fechado).

Já existe uma live sobre este assunto no Grupo de Facebook do DitoFeito, mas como sabemos que podes ainda não estar lá (ai, ai… o que estás a perder!), também escrevemos este artigo.

Passo a passo da primeira reunião com futuros clientes

Nem mais, celebra!

Conquistaste um passo importante para angariar mais um cliente e não celebrar esse facto seria uma perda inestimável para ti.

Passo 1: Celebra!

É nas pequenas vitórias que está a progressão.

E ter esta reunião significa que algo que fizeste foi relevante para aquele potencial cliente. Portanto, celebra!

(E depois manda-nos mensagem, porque mensagens dessas enchem-nos de orgulho!)

Passo 2: Respira

Tens de ter estar o mais relaxado possível em relação à reunião com futuros clientes e acalmar os nervos ao máximo (bem sabemos que no início é difícil, mas prometemos que melhora).

Ninguém te vai “maltratar” na reunião e é importante que sejas confiante durante toda a reunião.

Nada de mal vai acontecer e deixo-te até uma dica extra para combater esse nervosismo:

O pior que pode acontecer é dizerem-te que não. E o “não” é sempre garantido e o primeiro passo para obter um “sim”.

Porquê?

Porque um “não” não é uma derrota; é uma experiência de aprendizagem.

Pensa nisso e relaxa.

Passo 3: Pesquisa

Agora que tens uma reunião agendada, está na altura de seres detetive.

primeira reunião com futuros clientes
Foto de Emiliano Vittoriosi no Unsplash

Tenta angariar o máximo de informação possível sobre a pessoa e o negócio.

Alguns canais relevantes para pesquisar:

  • Website
  • Redes Sociais (Facebook, Instagram, Pinterest)
  • LinkedIn

Fora isto, tenta perceber:

  • Qual o tipo de negócio e indústria?
  • Que serviços ou produtos oferece?
  • Quem é o cliente do futuro cliente?
  • Qual o posicionamento do cliente e do negócio?
  • Tem blog? Escreve artigos noutras páginas?

Procura TUDO o que for relevante para ti e para o cliente tendo em conta o conteúdo que fazes e a forma como ele chegou a ti.

Isto é muito importante porque vais conseguir perceber (ou tentar perceber) que tipo de serviços podes oferecer e que soluções vais oferecer ao cliente.

É possível que o cliente nem se aperceba que pode precisar de determinado serviço e podes ser tu a sugeri-lo.

Passo 4: Dia da reunião

Já estudaste o cliente, sabes o que faz, como se posiciona, onde está.

E agora que chegou o dia, chega a altura de também perceberes uma coisa MUITO importante e que pode ser determinante para a forma como te comportas na reunião.

Esta pessoa (ou empresa) NÃO VAI SER O TEU PATRÃO.

Tu és um prestador de serviços, uma espécie de parceiro, que vai AJUDAR este futuro cliente a atingir determinado objetivo.

Portanto, não encares isto como uma entrevista, mas sim como uma reunião de negócios (repara que sempre lhe chamamos reunião e nunca entrevista).

Passo 5: Durante a reunião com futuros clientes (dicas)

Chegou a altura de brilhares e há algumas coisas que deves fazer para conseguir ter uma reunião com futuros clientes para que se tornem clientes.

Dica #1

O que deves fazer, antes de mais nada, é demonstrar plena confiança em ti e nas tuas capacidades.

Se és como eu (introvertida), tens de “vestir” um papel e encarnar uma personagem.

Tens de te tornares o Assistente Virtual confiante e a pessoa que vai conduzir a reunião (dica #4).

Dica #2

Lidar com os primeiros 5 minutos da reunião pode ser um terror.

Especialmente se não gostas de fazer conversa.

Mas são 5 minutos muito importantes para estabelecer relação de proximidade com o futuro do cliente e o ritmo da reunião também.

Se na tua pesquisa viste que foi de férias, usa esses 5 minutos para falar um pouco sobre isso.

Se a empresa ganhou algum prémio, fala sobre isso.

Deixa o teu cliente no “spotlight”, como o herói da reunião, para que te possas posicionar como a pessoa que o ajuda a ser realmente o herói.

Dica #3

Uma outra dica a aplicar (foi a Vera quem leu sobre ela, mas não se lembra bem onde) é tentar reproduzir a energia do futuro cliente.

Por exemplo, se a reunião é com futuros clientes que são muito energéticos no dia-a-dia, fala também de uma forma energética.

Se é alguém que fala de forma mais séria, adapta o teu discurso a isso também.

Isto vai estabelecer (mais) relação com o cliente.

Não se trata de “mentir”, trata-se sim de também conseguires demonstrar a tua adaptabilidade a diferentes ambientes e situações.

Dica #4

Hora de começar e de conduzir a reunião e como vai funcionar.

Quanto mais fores tu a conduzir a reunião, mais confiança vais passar ao teu futuro cliente.

Tens de perceber que o negócio do teu cliente é como se fosse o “bebé” deles.

Logo, o trabalho vai ser entregue à pessoa que mais parecer cuidar desse “bebé”.

O caso da Vera: quando procurou AVs para trabalhar com ela, a AV escolhida foi uma que a fez sentir quase como se fosse ela que estava a ser “entrevistada” e não o contrário.

Isso demonstrou plena confiança nas capacidades e fê-la sentir que o seu “bebé” estaria bem entregue.

O caso da Bizy: quando procuraram AVs, quiseram alguém que estivesse disposto a partilhar a sua história, a aprender a trabalhar em equipa, sem esperar constantemente por feedback.

Então como é que normalmente começamos?

Em primeiro lugar, explicando ao cliente como a conversa (a reunião) vai decorrer.

Que vai ser uma reunião informal para perceber o tipo de negócio e objetivos que o futuro cliente tem, para depois poderes apresentar as melhores soluções.

Assim deixas o teu cliente falar um pouco sobre ele mesmo e passas a conhecer melhor os objetivos, valores (não é dinheiro) e expectativas pela boca do cliente – e isto é muito, muito, muito importante.

Tudo isto é muito importante para tu próprio decidires se queres trabalhar com esta pessoa.

Se ela se alinha com os teus valores e se tu és a pessoa certa para o acompanhar.

Caso tenhas ainda dúvidas sobre as questões a colocar ao teu futuro cliente, compilamos para ti 6 perguntas a fazer na reunião com um novo cliente.

Dica #5

Agora que já ouviste o teu cliente, está na altura de propores os teus serviços (mediante o que ele disse) e pores em prática tudo aquilo que estudaste no Passo 3.

Aqui podes introduzir informações e serviços que ele talvez nem pensasse serem relevantes e que tu vais conseguir propor.

Estar um passo à frente nesta reunião com futuros clientes dá-te realmente uma vantagem grande em relação a outras assistentes virtuais que (muitas vezes) nem fazem esta pesquisa prévia.

Dica #6

Os serviços foram propostos, vamos agora falar de Plataformas.

Em que plataformas ele já trabalha, quais prefere, etc.

Na maioria dos casos, o teu futuro cliente nem sabe responder a isto – e nesta altura tu falas sobre a tua experiência.

“Os meus clientes preferem ABC… Para fazer edição de imagem, a maioria opta por trabalhar com XYZ…”

E por aí em diante.

Dica #7

Regras e condições de colaboração devem ser faladas na primeira reunião com futuros clientes ou devem estar presentes na proposta que apresentas e nos contratos.

Regras? Mas estão a falar de quê?

Essenciamente, isto:

  • Pagamentos – como são feitos, em que dias e em que condições, etc. Vai depender de tarifas e pacotes, e não precisas de falar logo de preços, mas deves falar sobre as regras relativas a como se paga e quando;
  • Propostas/Orçamentos – quando vão enviar e qual a validade da mesma;
  • Forma de Comunicação – de que forma vamos falar? Email, Messenger, Slack, Asana… Foge de chamadas telefónicas, pois deve tudo ficar registado (sobre o que foi dito, acordado, etc.);
  • Horários de atendimento – em que horário o cliente pode falar contigo? Não irias querer que o cliente te ligue às 19h enquanto fazes o jantar, certo? 🙂 e atenção! Horário de atendimento não é o mesmo que horário de trabalho… Tu fazes o teu horário de trabalho, mas não és obrigado a responder a emails e afins depois do horário de atendimento;
  • Férias – avisa qual o procedimento, ou seja, com quanto tempo avisas, se consultas o email, etc.;
  • Redes Sociais – gere expectativas. Explica como funciona todo o serviço e diz que não vais ser uma solução milagrosa;
  • Reuniões mensais, semanais ou pontos de situação – tens de acordar com o cliente se vão existir e em que moldes para que não seja algo que te ocupe tempo a mais que o que deve ocupar.

Dica #8

Se o trabalho for personalizado ao cliente, envia uma proposta/orçamento caso não consigas dar um valor imediatamente.

Explica ao cliente que vais enviar o mais rapidamente possível (idealmente no mesmo dia ou no dia seguinte) e que aguardas uma resposta (positiva ou negativa).

Passo 6: Depois da reunião com futuros clientes

Se o cliente aceitou a tua proposta, é altura de voltar rapidamente ali ao passo 1 para CELEBRAR!

reunião com futuros clientes
Foto de Clay Banks no Unsplash

Depois, é altura de realmente formalizar tudo.

Nós fazemo-lo em 3 fases:

  1. Assim que obténs o “sim“, envias o contrato ao cliente para assinar.
  2. Uma vez assinado, é emitida a primeira fatura e forma de pagamento.
  3. Depois do pagamento, envio um formulário com perguntas relevantes sobre o que preciso para começar a trabalhar (logins, palete de cores, logótipos, etc.). O formulário deve ser adaptado ao teu nicho e tipo de cliente, claro.

Estás pronto para a tua reunião com futuros clientes!

Este é o meu processo e o que tem funcionado.

Tu podes (e até deves) adaptar ao teu tipo de negócio, tempo e nicho de mercado. Porque nichos diferentes terão necessidades diferentes.

E não queríamos também terminar sem dizer o que NÃO deves fazer, que é:

Começar a trabalhar sem reunião e/ou sem conhecer primeiro a pessoa e o projeto.

Pois podes dar por ti a trabalhar com uma pessoa cujos valores são diferentes dos teus e acabas por não gostar do trabalho.

E ser assistente virtual foi uma escolha que fizeste para melhorar a tua qualidade de vida, logo, tens de fugir quando podes evitar situações mais desagradáveis.

Já tiveste a tua primeira reunião? Como correu? Conta-nos nos comentários 🙂

Deixe uma resposta