A organização é a chave para o sucesso!

A organização é a chave para o sucesso!

Ainda tens alguma dificuldade em perceber como é que a organização é a chave para o sucesso?

Quando eu era criança, o meu quarto era aquilo a que se chamava “a organização desorganizada”.

Apenas eu sabia onde as coisas estavam arrumadas e, para a minha mãe, conseguir encontrar algo era o caos!

Um dia soube de um concurso em que, para ganhar, eu tinha de apresentar o maior número de itens possíveis relacionados com um personagem de banda desenhada.

Fiquei em êxtase já que eu era mega fã e tinha tudo (e mais um par de botas) daquele personagem!

Confiante na minha organização deixei para o último dia a recolha de todo o material.

E, como seria de esperar, no último dia, andei que nem barata tonta à procura do mais ínfimo pedacinho de merchandising, até à última hora… Altura em que tive de me apresentar na rádio local com o que consegui reunir.

Com a certeza de que algo tinha ficado de fora…

Mas obviamente que não havia um só concorrente (eu)… Mais crianças tinham participado!

E, embora eu tivesse comigo uma quantidade considerável de objetos, a cada minuto que passava eu lembrava-me de algo que tinha ficado para trás porque não tinha encontrado.

O prémio acabou por ser entregue a outra criança que, segundo os pais, tinha começado a reunir os objetos com dias de antecedência e era extremamente organizada e arrumada.

Ora… Serve esta história para dizer que hoje em dia sou o suprassumo da organização e arrumação?

Mas é que nem por sombras!

Mas com este pequeno episódio aprendi desde cedo que apesar de cada pessoa poder ter o seu método de organização, há sempre algo que pode ser feito para melhorar!

E também tu podes perceber porque é que organização é a chave para o sucesso!

Porque é que a organização é a chave para o sucesso?

Muito provavelmente tens uma série de papéis a desempenhar no teu dia a dia: mãe/pai, companheira/o, irmã/o, filha/o, etc…

E a melhor forma de encontrar equilíbrio em tudo isto é isso mesmo: organização!

Isto vai ajudar-te a não te sentires assoberbado ou em constante sobrecarga de trabalho.

Por exemplo, eu, que te escrevo agora, sinto uma espécie de nervoso miudinho se sei que a casa está desarrumada ou por limpar.

E atenção! Não é nada que influencie diretamente o meu trabalho! Mas o meu cérebro fica ansioso com essa falta de organização.

Só depois de “resolver esse problema” é que a minha mente fica descansada e me consigo focar no que tenho para fazer. E cada um de nós terá uma ou outra coisa que despoleta essa ansiedade.

Este foco na organização vai ajudar-te a:

  • Poupar tempo
  • Minimizar o stress e a ansiedade
  • Aumentar a tua produtividade
  • Aumentar o teu foco
  • Eliminar distrações

Podes até pensar que criar um método de organização é perder tempo.

Nada mais errado!

O tempo que gastas a criar a tua organização vais depois poupar na realização de tarefas e na resposta aos teus clientes, o que se traduz em mais tempo para novos clientes!

Como tornar a organização na chave do sucesso?

Organização é a chave para o sucesso, mas é também algo muito pessoal e dependente da nossa forma de ser (somos mais visuais, preferimos listas, etc).

Há, no entanto, alguns passos que podemos considerar universais para a alcançar:

Arruma o teu espaço

Quando falamos de arrumar o teu espaço não falamos apenas do teu espaço de trabalho. Recorda-te do exemplo da casa arrumada!

Mas olha para o teu espaço de trabalho (seja um escritório dedicado ou um cantinho na sala) e observa a tua mesa, os cabos, documentos, etc.

Organiza o teu espaço de modo que tenhas visível e à mão apenas aquilo de que efetivamente necessitas sempre!

Passar do papel para o digital é também algo que facilitará a tua organização, ficando tudo arquivado no teu computador, ou na cloud, libertando espaço físico.

(No VAmos! Club já tivemos uma sessão de iniciação à digitalização do negócio)

Cria listas “a fazer” (to-do lists)

A gestão do tempo é essencial para um Assistente Virtual e uma das coisas que melhor demonstra o quanto a organização é a chave para o sucesso!

A criação de listas do que tens para fazer naquele dia ajuda-te a perceber quais são as tarefas urgentes e que têm de ser realizadas primeiro.

À medida que vais completando as tarefas e riscando-as da lista (ou fazendo um check, se estivermos no plano virtual) vais sentir-te satisfeita e motivada para continuar a trabalhar!

Tira partido da tecnologia

Com a digitalização de grande parte das tarefas, passamos a ter à nossa disposição um sem número de aplicações que nos facilitam o dia a dia.

Sejam ferramentas de gestão de projetos, notas, extensões do Google Chrome, há todo um mundo de ferramentas (gratuitas) que te podem fazer chegar mais além da tua organização.

Mas cuidado! É muito fácil perdermo-nos no meio de tanta aplicação bonitinha.

Escolhe aquelas que efetivamente te vão ajudar a alavancar a tua produtividade.

Mais vale usar poucas, mas bem e de modo eficiente do que muitas e perderes tempo a saltitar entre elas!

Cria templates e/ou workflows

Se tens clientes diferentes com os quais trabalhas sempre da mesma forma, a criação de templates e workflows pode ser muito útil.

Principalmente se usares ferramentas de gestão de projetos!

Seja um template de onboarding, onde reúnes toda a documentação a enviar ao cliente, seja um template para gestão de redes sociais, há inúmeras formas de tirar o máximo partido deste tipo de organização da informação.

Realiza as tuas tarefas por lotes (batch)

Aqui vai depender muito da tua preferência, mas fica a sugestão!

Imagina que tens emails a responder, visuais para criar no Canva, artigos de blog para escrever…

Em vez de saltares de uma tarefa para outra, faz cada tipo de tarefa de uma só vez.

Responde a todos os emails, faz todos os visuais, escreve todos os artigos.

Respeitando sempre, obviamente, a prioridade das tarefas que terás definido na tua to-do list!

Não exageres nas tarefas!

Seleciona apenas algumas tarefas grandes para fazer em cada dia.

Não te sobrecarregues! Isso é meio caminho andado para não pegares em nada e começares a procrastinar, só pelo facto de te lembrares do tanto que tens para fazer!

Estabelece objetivos realistas

Este ponto está muito relacionado com o anterior.

Se te propões objetivos inalcançáveis estás a sabotar o teu próprio sucesso.

Deixa espaço para o imprevisto

Por muito bom que seja ter tudo organizado e previsto, a imprevisibilidade faz parte da vida.

Vai haver sempre um ou outro dia em que não consegues fazer tudo, em que há um contratempo, ou em que simplesmente está sol e afinal não te apetece estar enfiada no escritório!

Não há mal nenhum nisso! Basta que em toda a tua organização deixes espaço para o imprevisto e espaço para TI!

Conclusão

A organização é a chave para o sucesso.

Mas com isto não estamos a dizer que tens de ter o teu dia planeado ao milímetro!

O objetivo da organização é permitir-te crescer o teu negócio de forma sustentável. E para lá chegar precisas de um plano.

É isso que a organização te dá… um plano detalhado de como alcançar os teus objetivos.

Em julho de 2021, na Membership do Vamos! Club, o tema é Organização e Gestão de Tempo!

Vem dar connosco o primeiro passo para alcançares os teus objetivos!

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