O que é ser Assistente Virtual?

O que é ser Assistente Virtual?

Provavelmente é um termo de que nunca ouviste falar ou de que apenas te lembras vagamente.

Como será possível ser-se assistente de forma virtual?

Afinal, o que é isto de ser Assistente Virtual?

Deixa-me contar-te um segredo…

Ser Assistente Virtual é ser o que quiseres.

As limitações são impostas por ti.

A nível profissional, a Vera tornou-se assistente virtual (AV) para ajudar pessoas a poupar tempo (e paciência) fazendo por elas algumas tarefas que não sabem fazer ou que não querem fazer.

A nível pessoal, tornou-se AV para poder ter mais qualidade de vida e tempo para o meu filho e para minha família.

A Marisa e a Luciana tornaram-se assistentes virtuais para ter total liberdade para conjugar as vidas profissionais e pessoais.

Há assistentes virtuais de todos os tipos:

  • Apoio administrativo
  • Secretariado virtual
  • Gestão de redes sociais
  • Angariação de clientes
  • Apoio à internacionalização
  • Ajuda na resposta e gestão de potenciais clientes
  • Ajuda na elaboração de design simples
  • E muitas outras.

Há 1001 tarefas e nichos por que podes optar.

Por isso é que gosto de dizer que ser assistente virtual é ser o que quiseres, com a alegria de poderes fazer o que adoras!

Mas o que é ser Assistente Virtual?

Um assistente virtual, na sua definição mais técnica, dedica horas do seu tempo a freelancers, empreendedores, empresas ou projetos que precisam de delegar trabalho.

Nem todos conseguem contratar funcionários imediatamente, especialmente quando estão a começar.

Por isso mesmo, optam antes por contratar alguém que lhes dedique exatamente as horas de que precisam para cumprir determinadas tarefas.

As tarefas delegadas são, maioritariamente, tarefas repetitivas ou que, mesmo sendo importantes para a empresa, são menos prioritárias e podem ser realizadas por outra pessoa.

Por exemplo, imagina um agente imobiliário. Todos os dias, o trabalho desta pessoa passa por:

  • Vender casas e angariar outras;
  • Publicá-las online;
  • Contactar clientes que estavam interessados em comprar ou arrendar;
  • Receber chamadas de clientes novos;
  • Responder a emails;
  • Agendar visitas;
  • Etc.

Todas estas tarefas são importantes para o trabalho do agente imobiliário.

Mas fazê-las todos os dias, todas as semanas, é contra-producente.

E vamos explicar-te porquê.

É impossível prever com exata precisão quanto tempo vai demorar a fazer tudo isto, todos os dias.

É possível que a primeira semana corra bem. Talvez até a segunda.

Mas na terceira semana alguma coisa ficará para trás…

O cliente não recebeu a chamada prometida até ao final do dia. O email do Sr. António, que tem apenas algumas questões rápidas sobre a casa, está por responder há 3 dias.

E entre as visitas desse dia, há 5 chamadas não atendidas no telemóvel às 19h30.

Não foi falta de organização.

Se tivesse sido por isso, as duas primeiras semanas não corriam bem.

Foi falta de tempo.

E não pensar nas variáveis (isto é, permitir-se tempo para algo correr menos bem).

Embora na semana passada tivesse conseguido responder a todos os emails em meia hora, esses 30 minutos foram agora passados numa negociação que demorou o dobro do tempo.

Embora na semana passada o Sr. António tivesse sido rápido a dizer que ia avançar, hoje precisa de mais informações. E isto não estava previsto na agenda.

Como poderias tu ajudar este agente imobiliário?

Vamos voltar a rever as tarefas:

  • Vender casas e angariar outras;
  • Publicá-las online;
  • Contactar clientes que estavam interessados em comprar ou arrendar;
  • Receber chamadas de clientes novos;
  • Responder a emails;
  • Agendar visitas;

De todas estas, não podes vender.

Não conheces o mercado nem conheces os clientes.

E essas são tarefas prioritárias e importantes para o agente.

Sobram estas:

  • Publicá-las online;
  • Responder a emails;
  • Agendar visitas;

Ao delegar-te metade das tarefas que tem, o agente imobiliário está a ganhar tempo que será dedicado ao que realmente lhe é rentável: vender.

Enquanto isso, tu tratas das partes importantes, mas facilmente delegáveis: proporcionar e facilitar a venda e gerir a agenda desta pessoa ocupada.

E fazes este trabalho de onde quiseres: de tua casa ou do outro lado do mundo, enquanto estiveres de férias.

Ser assistente virtual é ter liberdade e independência.

Tu geres o teu tempo e o teu esforço.

Tu geres a tua remuneração.

E és também tu quem escolhe os clientes.

O que podes fazer como assistente virtual

Como dissemos acima, há 1001 tarefas que podes fazer.

A beleza de ser assistente virtual é mesmo essa: tu escolhes!

Apenas te deixamos uma questão, que é importante para definir o teu futuro nesta área: preferes contratar alguém especializado em 2 ou 3 funções?

Ou alguém que trabalha com 100 funções diferentes, mas não é especialista em nenhuma?

Provavelmente optas pela primeira. E fazes bem!

O mais importante é que trabalhes com tarefas que sabes realmente fazer.

E especializares-te nessas.

Vou deixar-te alguns exemplos:

  1. Gestão de email: filtrar entre emails importantes, spam, e emails gerais;
  2. Criação e gestão de ferramentas de automação: em suma, gerir contas de MailerLite (ou outra ferramenta similar);
  3. Gestão de agenda e calendário: agendar reuniões, gerir disponibilidade e contactar com clientes para relembrar da reunião;
  4. Atenção ao cliente: emails, chamadas ou cartões de agradecimento pela compra, lembretes de reuniões ou “carrinho abandonado” (no caso de e-commerce), etc. Nestes casos, regra geral não existe a automação indicada no exemplo 2;
  5. Organização de ficheiros: organização de ficheiros de vários tipos utilizando ferramentas de gestão online, como a Dropbox ou o Google Drive. É possível também prestar este serviço presencialmente;
  6. Criação e gestão de base de dados: criar e gerir bases de dados de clientes, fornecedores, vendas, compras etc. Especialmente importante para recuperar informação e/ou clientes que poderiam estar a ser dados como perdidos;
  7. Pesquisa: de artigos, de concorrência, de tendências, de novos produtos, fornecedores, clientes, etc.;
  8. Reserva e gestão de viagens: para participação em feiras, visitas a clientes, etc. Pode ser simplesmente uma reserva de alojamento ou um pacote completo;
  9. Transcrição de áudio: de reuniões, conversas com clientes, etc.;
  10. Criação de relatórios semanais, mensais ou anuais: de vendas, lucro, clientes online, clientes offline, redes sociais, etc. Varia muito entre clientes;
  11. Elaboração de PowerPoints: para apresentações de produtos, empresas ou outros;
  12. Criação e gestão de perfis nas redes sociais: Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube, etc.;
  13. Gestão de conteúdo: de blog, website ou redes sociais. Pode incluir respostas a comentários;
  14. Emissão e gestão de documentos: faturas, guias de transporte, notas de crédito, etc. Inclui a solicitação destes documentos também, quando necessário;
  15. Tarefas pessoais: compra de presentes para festas, recolha de documentos ou encomendas, entre outros.
ser assistente virtual
Lista de 45 serviços que uma AV pode fazer (criada pela Vera em 2020)

Faz download da lista aqui.

Há muitas outras tarefas que podes fazer e que podes acrescentar a esta lista.

Se tiveres sugestões, partilha connosco!

Para já, tenho apenas uma pergunta para ti. De que mais sentes falta hoje? E o que farias para mudar?

Deixa aqui nos comentários, porque estamos ansiosas por falar contigo 🙂

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