O teu negócio nasce e cresce contigo. Lutaste por ele, suaste por ele, e é o teu sonho.
Agora os pedidos de orçamento vão-se apilhando no email.
O teu melhor cliente ligou, desiludido, porque falhaste o prazo de entrega da encomenda.
Os teus filhos já não te falam do seu dia. E só recebes um sorriso simpático da tua esposa antes de te deitares.
Olhas ao espelho e vês alguém que está a conseguir ter sucesso neste novo negócio.
Mas não é feliz.
“Mais um esforço para crescer um pouquinho mais e deixar de ter tanto trabalho.”
Um negócio só consegue realmente crescer com recursos humanos a quem possas delegar tarefas que não têm que ser feitas por ti.
Embora tudo isto sejam bons sinais para o negócio, se realmente procuras crescer, vai chegar a altura em que o tempo já não chega para tudo e é preciso ajuda.
“Mas contratar um funcionário é muito dispendioso.”
Não tem que ser 🙂
Ao longo deste artigo vamos mostrar-te as maiores vantagens de um assistente virtual para que possas contratar ajuda sem gastar muito dinheiro.
Funcionário em full-time/part-time VS Assistente Virtual: Quais as diferenças?
A abordagem poderá ser diferente, mas cabe apenas a ti determinar qual a melhor e/ou mais vantajosa, ou mesmo aquela que mais se adequa ao teu modelo de negócio.
No entanto, quer contrates um funcionário ou um assistente virtual, vais conseguir a ajuda de que precisas.
Um funcionário em full-time/part-time é uma pessoa que contratas por um determinado período de tempo, para uma determinada quantidade de horas semanais ou mensais.
Essa pessoa vai ajudar nas tarefas em que precisas de ajuda e para as quais tens menos tempo para dedicar.
É uma pessoa que, normalmente, está fisicamente no escritório, com horário fixo para desempenhar as tarefas que lhe são colocadas durante o horário de trabalho.
Dessas tarefas podem fazer parte:
- atender chamadas;
- organizar a sua agenda;
- recolher e/ou entregar encomendas;
- organização do espaço (armários, inventário, etc.);
- entre outras.
É também uma pessoa que, por estar contratualmente vinculada ao teu negócio e presente fisicamente no escritório, pode ser mais facilmente treinada, instruída e contactada durante as horas de expediente.
Um assistente virtual é uma pessoa que pode fazer praticamente o mesmo que um funcionário, mas numa vertente online e remota.
É uma pessoa que não está exclusivamente ligada à tua empresa, podendo trabalhar para outras.
Trabalha à distância e fica encarregue maioritariamente de tarefas que pode fazer dessa forma, tais como:
- organização do email;
- organização de agenda;
- reserva e gestão de viagens;
- gestão de redes sociais;
- design gráfico simples (para flyers, cartões de visita, apresentações, etc.);
- criação e gestão de base de dados;
- pesquisa;
- transcrição, revisão, edição e/ou tradução;
- sourcing agent (ou representante/agente local);
- entre outras.
Um assistente virtual pode ainda (mediante acordo) recolher e entregar encomendas, tal como um funcionário faria.
Para além disto, é também uma pessoa que contratas para um determinado número de horas semanais ou mensais, estabelecidas entre a tua empresa e o assistente, para que sejam apenas trabalhadas (e cobradas) as horas efetivamente trabalhadas.
Maiores Vantagens de contratar um funcionário em full-time/part-time
Há algumas vantagens em contratar um funcionário em part-time ou full-time. Eis algumas:
- Trabalha exclusivamente para a tua empresa no horário estabelecido, não desempenhando tarefas para outras;
- Tem um horário fixo definido e em que pode trabalhar todos os dias úteis da semana;
- Controlável e à distância de uns metros;
- Pode tratar de tarefas diferentes sempre que necessário (por exemplo, em caso de falha de um trabalhador, pode tentar colmatar essa falha);
- Está disponível a qualquer momento dentro do horário de trabalho.
Há com certeza bem mais, sendo estas apenas vantagens gerais.
Cada empresa e cada modelo de negócio são diferentes e um funcionário faz todo o sentido para alguns tipos de negócios.
Desvantagens de um funcionário em full-time/part-time
Tal como em tudo, há sempre o outro lado 🙂
Algumas das desvantagens em contratar um funcionário em regime part-time ou full-time incluem:
- Contrato pré-estabelecido;
- Renúncia de contrato é dispendiosa;
- Salário fixo, independentemente do rendimento da empresa (exemplo de custos abaixo);
- Horário fixo, independentemente do número de horas úteis e rentáveis;
- Apesar de poderem vir a desempenhar outras tarefas, podem não demonstrar capacidades para as desempenhar.
Cálculo do custo de um funcionário em part-time
Para este cálculo, vamos assumir o seguinte exemplo:
João, 23 anos, trabalha 4 horas por dia (20 horas semanais). O João não recebe subsídio de alimentação, uma vez que trabalha menos de 5 horas por dia. Tem um contrato de 6 meses. Foi contratado para ajudar um agente imobiliário nas seguintes tarefas: atendimento telefónico, resposta a emails, publicação de imóveis em 5 plataformas e resposta a clientes na rede social Facebook.
Personagem ficcional
O João ganha o salário mínimo, ou seja, cerca de 320€/mês.
A empresa tem (no mínimo) os seguintes custos com o João:
- Salário;
- Segurança social (23,75% + 11% do salário bruto);
- Seguro de trabalho;
- Higiene e segurança no trabalho (embora para contratos de curta duração algumas empresas não incluam);
- Subsídios de natal e férias;
- Fundo de Compensação (algumas empresas podem não fazer este pagamento).
Em 6 meses, a empresa teria que pagar:
- 6 salários líquidos (320€ x 6 – 11% segurança social = 1708,80€);
- Meio salário para subsídio de natal + meio salário para subsídio de férias (320€ – 11% = 284,80€);
- Segurança social de 34,75% sob todos os salários pagos ((320€ x 7) x 0,3475 = 778,40€);
- Seguro de trabalho (aproximadamente 95€/ano);
- Fundo de compensação (aproximadamente 45€/ano).
Portanto, contas finais aproximadas para 6 meses de contrato apenas em salários: 1708,80€ + 284,80€ + 778,40€ = 2772€.
Nota: os valores são meramente indicativos e baseiam-se no salário mínimo nacional de 635€ para full-time.
Maiores Vantagens de um Assistente Virtual
O assistente virtual tem atualmente mais vantagens que a contratação de um funcionário, especialmente para empresas ainda em crescimento.
Algumas dessas vantagens incluem:
- Horas contratadas são horas úteis e de alta rentabilidade e rendibilidade;
- Custos mais baixos;
- Apenas um contrato de prestação de serviços associado que pode ser cancelado de forma fácil e simples;
- Adapta-se às necessidades do teu negócio, seja diminuindo ou aumentando o número de horas/tarefas;
- Organização mais eficiente de tempo, tanto o teu (na empresa) como o do próprio assistente;
- Trabalha com a tua empresa e outras, o que permite maior conhecimento de causa e aprendizagem de outros setores que possam ser relevantes para ti;
- Um assistente virtual é multi-tarefa e poderá ter capacidades em várias áreas: marketing, escrita, contabilidade, etc.;
- Disponível fora de horas se necessário. Terá custos, mas pelo menos tens alguém disponível do outro lado.
Mais uma vez, listamos apenas as vantagens que são transversais a qualquer tipo de negócio.
O facto de vivermos num mundo cada vez mais virtual é uma enorme vantagem para os assistentes virtuais, já que cada vez mais tarefas passam a poder ser feitas por estes profissionais.
Cálculo do custo de um assistente virtual
Para que seja uma comparação justa e fácil, vamos voltar a usar o exemplo acima:
João, 23 anos. Foi contratado para ajudar um agente imobiliário nas seguintes tarefas: atendimento telefónico, resposta a emails, publicação de imóveis em 5 plataformas e resposta a clientes na rede social Facebook. Estabeleceu que trabalharia 2 horas por dia, 4 dias por semana às tarefas acima.
Personagem ficcional
Um assistente virtual trabalha menos horas, logo, custa menos.
Para além disso, trabalha por conta própria, o que significa que não tens de ser tu a pagar seguros e subsídios.
O custo mensal pode variar em função da pessoa/empresa contratada.
Portanto, a única coisa que tens de pagar a um assistente virtual seria o custo por hora e, eventualmente, o IVA (que te é devolvido) e retenção na fonte.
Cada assistente virtual faz seu preço e há ainda quem opte por fazer planos de subscrição mensal.
Neste exemplo, o assistente virtual poderia aplicar uma avença de 32 horas mensais, cujo custo pode variar entre aproximadamente 384€ a 640€ por mês (estes valores têm por base um valor de 12 a 20€ por hora).
E nada mais. Apenas os 384€ ou 640€ por mês, durante o tempo que bem entenderes.
Se depois fossem necessárias mais horas, contratam-se mais horas.
Se porventura precisares de menos horas, reduz-se o número de horas contratadas.
Portanto, em 6 meses, esse assistente virtual representaria um investimento de apenas 2304€.
É uma poupança de pelo menos 468€! E para pessoas especializadas no que precisas.
Nota: os valores são meramente indicativos e não incluem IVA ou retenção na fonte. Estes impostos podem ou não ser cobrados. Consulta o teu assistente virtual para confirmar.
Desvantagens de um Assistente Virtual
Um assistente virtual não é perfeito e há certas coisas que não consegue fazer.
Ou melhor, que são mais difíceis de fazer. Entre elas:
- Recolha e envio de encomendas;
- Não está disponível presencialmente;
- Pode não estar disponível fora das horas contratadas por trabalhar com outras empresas;
- Pode viver numa zona horária diferente, dificultando a comunicação.
Devo contratar um assistente virtual?
A resposta depende vários factores, mas o passo mais acertado é realmente esse.
Se uma das maiores vantagens de um assistente virtual é o custo reduzido, esta pode ser a forma mais barata e descomplicada de fazer crescer o teu negócio.
Se numa fase mais avançada decidires que é preferível contratar alguém a full-time ou part-time, podes simplesmente rescindir o contrato de prestação de serviços e contratar alguém que te ajude num horário mais alargado.
A maior vantagem de ter ambas opções é mesmo o facto de poderes escolher em função do que precisas que seja feito e do quanto podes e queres gastar.
Como contratar um assistente pessoal virtual
Em Portugal, a atividade de assistente virtual ainda não está tão enraizada como nos Estados Unidos ou nas Filipinas, por exemplo.
Mas estamos a caminhar para lá e o AV Portugal Summit é prova disso.
Os Estados Unidos é dos países em que os assistentes virtuais são mais requisitados e onde há maior diversidade de empresas e freelancers a prestar o serviço.
No entanto, há já alguns empreendedores a apostar neste ramo e a ter excelentes resultados.
Em 2020, também foi criada a primeira grande comunidade para Assistentes Virtuais, o DitoFeito.
O crescimento da comunidade e da quantidade de assistentes virtuais em Portugal foi exponencial e a Bizy e o DitoFeito juntaram-se para criar o VAmos! Club, a primeira Membership para Assistentes Virtuais.
Como em qualquer situação de recrutamento, há determinados atributos a que deves estar atento e algumas questões que podes (deves) colocar ao potencial assistente virtual para determinar se é a pessoa certa para trabalhar consigo.
As questões devem ser criadas por ti, mas deixamos algumas sugestões:
- Que experiência tem nas tarefas/atividades em que precisas de ajuda?
- Há quanto tempo exerce a profissão?
- Com que ferramentas trabalha? São compatíveis com ferramentas que conhece?
- A pessoa trabalha com algum nicho específico? O seu negócio faz parte do mesmo?
- Quais as condições do contrato e os custos associados? Inclui IVA?
O VAmos! Club forma assistentes virtuais e pode ajudar-te a encontrar o assistente virtual de que precisas sem que tenhas de investir ainda mais tempo.
Estás à procura de um assistente virtual? Encontra o teu AV rapidamente no Virtual Match, o primeiro marketplace que junta empreendedores e assistentes virtuais em Portugal.
