Todos nós, em algum momento, temos um pouco de Garfield!
Aquela sensação, ao final de Domingo, de coração apertado… a ansiedade crescente pela semana de trabalho que chega… a frustração de uma rotina que nos consome…
e a frase repetidamente suspirada… “odeio segundas-feiras!!”
Mas, tal como dizemos no nosso grupo de Facebook, uma das vantagens de se ser Assistente Virtual é que deixamos de temer as segundas-feiras!
Até porque a segunda-feira passa a ser no dia em que tu quiseres!
Mas, para isso, é preciso saber como gerir trabalho e lazer!
A importância de saber como gerir trabalho e lazer
Alcançar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal é o que te vai manter focado e motivado para continuar.
Atenção que com equilíbrio não quero dizer que tens de dedicar 50% do teu tempo a cada um dos lados!
Mas quando há um desequilíbrio entre estes dois lados (com muito mais tempo dedicado, geralmente, ao trabalho) chegam as frustrações, as dúvidas, o cansaço, a frustração e, por vezes, o deitar a toalha ao chão.
Daí ser tão importante descobrires qual a TUA necessidade de equilíbrio.
O teu propósito
Algo te trouxe à carreira de Assistente Virtual, certo?
Tens um propósito que te faz mover e avançar a cada dia.
As tuas atividades diárias também têm de o ter!
Não deves fazer uma tarefa apenas porque sim! Deves estar ciente da sua importância e do propósito final que vai servir.
Tudo deve ser intencional de modo a criar valor acrescido.
Foca-te no que realmente é importante
O economista italiano, Vilfredo Pareto, através das suas observações na sua horta e posteriores estudos que envolviam população e riqueza, deixou-nos o Princípio de Pareto.
Já deves ter ouvido falar deste princípio, ou da regra dos 80/20, que se aplica em diversas áreas da nossa vida.
Se não acreditas, pensa lá…
- Provavelmente 20% do teu roupeiro compõe 80% ou mais de todos os teus outfits.
- Talvez só uses cerca de 20% das aplicações que tens no telemóvel!
- 20% dos teus seguidores no Instagram geram 80% das interações
- … e por aí fora!
A aplicação deste princípio à organização diz-nos que 20% do nosso esforço corresponde a 80% dos nossos resultados.
Daí ser tão importante identificar quais as tarefas que são realmente importantes e que nos fazem avançar, e quais são as que, apesar do tempo consumido, não nos levam a lugar algum!
Para gerir trabalho e lazer é perceber onde estás a perder tempo!
Impõe regras
Já aqui falámos sobre o facto de, quando trabalhamos a partir de casa, ser difícil estabelecer limites e regras a quem connosco vive, ou a familiares e amigos.
Mas é algo que é imperativo.
O teu trabalho não é um passatempo. É algo sério que deve ser respeitado, e desrespeitar o teu trabalho é desrespeitar-te a ti!
Tem uma conversa com a tua família, pede ajuda se tal for preciso.
Fá-los ver que quanto mais a sério levarem a tua atividade, mais empenhado podes estar, mais produtivo poderás ser, mais facilmente conseguirás gerir trabalho e lazer, o que resultará em mais tempo com eles!
Estar offline
Um dos maiores desafios de trabalhar online é… estar online!
O email, as apps, o chat, os blogs, o Google, o WhatsApp, o Slack, o Messenger, o Instagram… tudo é motivo para distração.
Mas com distração vem inevitavelmente a perda de tempo, a desconcentração e, consequentemente, a frustração de mais um dia passado em que tanto ficou por fazer!
Há que perceber quais são as tuas distrações (redes sociais, browser, tv, tarefas domésticas, família, etc), reconhecê-las como tal e bloqueá-las.
Hoje em dia há várias aplicações que permitem, não só, fazer um registo do tempo gasto em cada atividade, como bloquear aplicações, sites, etc, para que não percas tempo nem o foco.
Alguns exemplos:
- Freedom
- Timely
- Forest (Android)
- Be Focused (iOS)
Planear, planear, planear
Saber como gerir trabalho e lazer parte de muito planeamento! Semanal e diário!
“Então, mas não basta eu, dia após dia, definir as tarefas a fazer para o dia seguinte?”
NÃO!
Fazer esse tipo de planeamento é bom para começar, mas rapidamente vais perceber que, se queres mesmo ser dono do teu tempo, é preciso mais!
Um verdadeiro olhar de águia só se consegue se tiveres uma visão geral de como vai ser a tua semana.
Para tal, o ideal é fazeres o planeamento diário, mas para toda a semana, ainda antes da semana começar.
Só assim conseguirás perceber o volume de trabalho que tens pela frente, fazer a distribuição para cada dia, e priorizar tarefas da melhor forma!
Não te esqueças de deixar sempre espaço para imprevistos e, muito importante, espaço para TI!
Estabelecer prioridades
No teu dia a dia vais ter tarefas que tens de fazer e outras que queres fazer.
O ideal é começares pelo que tens de fazer, que tem deadlines e compromissos profissionais, e só depois te focares no que queres fazer.
Há várias formas de te ajudar a perceber quais as prioridades, mas as mais conhecidas são a Matriz de Eisenhower e o Método ABCDE.
A primeira já abordamos neste artigo e tem como princípio a relação entre a importância e a urgência de cada uma das tarefas, definindo assim a ordem pela qual devem ser feitas.
Já o método ABCDE olha para a consequência da não realização da tarefa.
Método ABCDE
- Tarefas “A”
São aquelas que, se não forem feitas, têm consequências sérias, ou seja, é algo em que te deves focar.
Dentro da categoria A podes ainda atribuir diferentes níveis de urgência/importância (A1, A2, A3, etc)
Atenção ao número de tarefas que incluis na categoria A… se achares que tudo é de importância extrema cais no erro de voltar a ter demasiado no teu prato e não saberes para onde te virar!
- Tarefas “B”
São aquelas que, apesar de importantes, não são críticas e cuja consequência de não serem realizadas é muito mais pequena que as A.
- Tarefas “C”
Aqui já entramos no reino do “querer fazer”.
São tarefas que não implicam consequências caso não sejam realizadas.
Também são aquelas que mais prazer nos dão, mas que, infelizmente, demoram mais a dar retorno financeiro.
- Tarefas “D”
Estas são aquelas que deves delegar!
A maior parte das pessoas, antes de delegar, gasta a maior parte do seu tempo a fazer tarefas C e D, quando na realidade se deveria focar em tarefas A e B.
- Tarefas “E”
Tudo o que não se enquadrar nas categorias anteriores, é para eliminar!
Conclusão
A maioria de nós busca, na Assistência Virtual, uma oportunidade de liberdade, seja financeira, pessoal, profissional.
Obter essa liberdade, para que possamos desfrutar plenamente do nosso negócio e da nossa vida, passa por muita organização e planeamento.
Porque como dissemos acima, a nossa sanidade mental e a satisfação com o que fazemos são o combustível para um negócio de sucesso.
Mas só conseguimos obter essa sanidade tendo tempo para nós e para estar com quem gostamos e fazer aquilo de que gostamos.
Se esse equilíbrio for interrompido alguma das áreas da nossa vida vai sofrer, garantidamente!
Na membership do Vamos! Club temos Assistentes Virtuais como tu, que também têm dúvidas, incertezas e que diariamente aprendem a gerir trabalho e lazer, contando sempre com a solidariedade dos restantes membros.
É precisamente por isso que é uma comunidade: para que possamos todos partilhar vitórias, mas também frustrações.
E é também por isso que todos os meses temos especialistas a ensinar-nos ainda mais sobre alguma temáticas relevantes para o teu negócio.
O método ABCDE, por exemplo, foi-nos ensinado pela especialista Cláudia Ganhão, na Sessão com Especialista de Julho de 2021.
Junta-te a nós e vai ver que o caminho se faz muito mais facilmente!
