Ao ser assistente virtual podes trabalhar de onde quiseres.
Seja um escritório em casa, num espaço de cowork, enquanto viajas… És tu quem impõe os limites.
Mas com toda esta liberdade, vem também uma grande dose de responsabilidade.
Uma dessas grandes responsabilidades é encontrar boas ferramentas para gestão e partilha de ficheiros.
Nomeadamente ferramentas seguras e a que possas aceder em qualquer lado.
Por isso neste artigo vamos falar-te de algumas ferramentas diferentes e ainda dar-te mais uma última sugestão.
Isto, claro, depois de explicarmos porque precisas de as conhecer.
Porque é relevante conhecer estas ferramentas?
Um assistente virtual trabalha de forma remota, certo?
Logo, muitos dos trabalhos que são feitos devem ser partilhados com a pessoa que te contrata.
Embora ferramentas como o Canva permitam a partilha de ficheiros, se usares a função de partilha de todas as que vais usar, o teu cliente vai acabar com sabe-se lá quantos links para conseguir aceder aos ficheiros.
Um assistente virtual surge para facilitar a vida de quem nos contrata e não para dificultar.
Então, ao usares ferramentas para gestão e partilha de ficheiros, estás a garantir que o teu cliente tem apenas de usar uma ou duas destas ferramentas ou links para aceder a toda a informação.
Não só isto facilita a leitura do cliente, como também vai facilitar e proteger o teu trabalho.
Vamos conhecer algumas destas ferramentas e já vais perceber porquê.
Ferramentas para gestão e partilha de ficheiros
Algumas delas não vão ser novas para ti, mas vale sempre a pena recordar!
E todas as sugestões têm algo em comum: são ferramentas que têm planos gratuitos!
Google Drive
As ferramentas Google, no seu todo, são extremamente úteis para quem trabalha online.
Há uns tempos, a Vera escreveu no blog dela (em inglês) sobre 5 dicas para masterizar a ferramenta Gmail e torna-la mais útil.
Aconselhamos-te a ler caso compreendas inglês.
Mas isto para dizer que gosto muito da Google e da forma como trabalham – e permitem trabalhar!
O Google Drive é das nossas ferramentas preferidas para gestão e partilha de ficheiros.
É muito fácil de usar, é intuitivo, e, para além disso, permite acesso a tudo em qualquer lado: telemóvel, internet ou browser de internet. Basta que tenha ligação à rede.
A outra (enorme) vantagem é que praticamente toda a gente sabe usar o Google Drive.
Em 2019, a Google teve cerca de 1.5 bilões de utilizadores ativos (fonte)!!
Isso significa que mesmo que apenas 10% desses 1.5 biliões de utilizadores usarem o Google Drive, continua a ser MUITA gente.
O Google Drive tem integrado o seu próprio sistema Word, Excel e PowerPoint.
Infelizmente, a formatação de alguns documentos criados nas ferramentas MS Office fica diferente, mas continua a ser uma boa alternativa caso precises de editar ficheiros com os teus clientes.
Dropbox
Ouvimos falar da Dropbox pela primeira vez quando ainda andávamos na escola!
Esta ferramenta, que surgiu em 2008, também é muito conhecida e outra excelente forma de ter acesso a documentos e ficheiros em qualquer lado.
A principal diferença entre a Dropbox e o Google Drive tem a ver com a forma de editar os ficheiros.
A Dropbox permite-te colocar qualquer tipo de ficheiro numa pasta partilhada e permite que qualquer pessoa o edite.
Desde que a pessoa tenha acesso ao mesmo software (como MS Office), a formatação não se perde.
Para além disso, é possível recuperar versões antigas de algum ficheiro que possas ter editado por engano, o que é excelente!
A versão gratuita da Dropbox tem menos capacidade de espaço que o Google Drive, mas se não gostas de ficheiros editáveis desformatados, aconselhamos-te esta opção.
OneDrive
O OneDrive também é conhecido, embora não tanto como os 2 anteriores.
Funciona praticamente da mesma forma que o Google Drive, mas por ser uma ferramenta da Microsoft, não desformata ficheiros que sejam criados com o MS Office.
É também extremamente útil se acontecer o que menos queremos: se por alguma razão ficamos sem computador e precisamos de terminar ou editar algum ficheiro com urgência, o OneDrive já tem as ferramentas Word, Excel e PowerPoint incorporadas.
O que significa que podes continuar a trabalhar com alguma normalidade usando apenas o browser web.
É uma excelente ferramenta para gestão e partilha de ficheiros para se ter na manga e poderes usar como plano B.
No entanto, não a escolheríamos para primeira opção.
O espaço é limitado e, porque não é tão conhecido, é mais complicado partilhar ficheiros com clientes através dela.
WeTransfer
Esta é outra ferramenta que não uso muito, mas que dá muito jeito quando o que queremos é enviar ficheiros de forma simples.
O WeTransfer permite enviar gratuitamente ficheiros de todo o tipo (ou pastas ZIP) até 2Gb para qualquer pessoa.
Basta que tenhas o email da pessoa e é enviado um link para download da informação.
Esta ferramenta para partilha de ficheiros com frequência tem uma particularidade muito boa: os ficheiros deixam de estar disponíveis para download passado algum tempo.
E este tipo de funcionalidades é excelente porque, como assistente virtual, há certas informações que simplesmente não queremos que estejam sempre disponíveis.
Ou não queremos que outra pessoa tenha acesso ilimitado a elas.
Portanto, para envios simples, sem dúvida que recomendamos o WeTransfer!
Conclusão
Mais uma vez, não te esqueças que o teu trabalho é facilitar.
E, mesmo que não pareça, o facto de agora conheceres 4 ferramentas para gestão e partilha de ficheiros vai facilitar imenso o teu trabalho também!
Porque passas a conseguir explicar claramente ao cliente qual a opção de partilha com que trabalhas.
Ou seja, quando tens a tua primeira reunião com o cliente, já lhe podes explicar como é que vais partilhar tudo com ele.
Quanto mais assertivo e organizado fores, mais confiança vais transmitir.
E, invariavelmente, mais confiança o cliente tem para avançar com a tua contratação.
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