A Vera é assistente virtual desde o final de 2019.
A Marisa e a Luciana são assistentes virtuais desde o início de 2020.
E nunca se sentiram tão livres e felizes a todos os níveis!
Têm tempo para elas, para as famílias e fazem algo que as completa.
Quem não seria feliz assim? 😀
O nosso novo objetivo é fazer com que também TU sejas feliz e te tornes a personagem principal da tua vida.
Que consigas trabalhar para viver e não viver para trabalhar.
A Vera já tem ajudado dezenas de pessoas com os cursos, mentorias, sessões de estratégia e através de materiais que sei que precisam no início.
A Marisa e a Luciana têm também ajudado dezenas de pessoas na divulgação dos seus negócios nas redes sociais e com publicidades online, e também a ter clareza na sua mensagem e comunicação.
Mas sempre soubemos que ainda podíamos fazer mais!
Compilamos neste artigo ferramentas que serão essenciais para que possas ser assistente virtual.
Este artigo será sempre dos mais importantes e podes guardá-lo e revisitá-lo sempre que quiseres!
Vou atualizando-o sempre que possível para te ajudar.
Os Essenciais para seres Assistente Virtual
Não é preciso muito investimento monetário para te tornares assistente virtual.
É uma das grandes vantagens desta profissão.
Mas estaríamos a mentir-te se te disséssemos que basta estares sentada ao computador e as coisas acontecem.
Vais precisar de algumas ferramentas, algumas aprendizagens e tempo.
Mas depois vais estar preparado!
Gestão de Trabalho
Uma das primeiras coisas que te aconselhamos a fazer é planear como vais gerir o teu trabalho.
No caso da Vera, quando começou ela sabia que queria aliar o online e o offline. Isto é, queria tirar o melhor dos dois mundos.
Há, essencialmente, dois tipos de ferramentas que podes usar para a gestão de trabalho: online e offline.
A nossa sugestão é que faças o mesmo e uses um pouco dos dois.
Mas com maior tendência para o online, especialmente se um dos teus objetivos é ser móvel e poder viajar enquanto trabalhas (como a Marisa e a Luciana sempre quiseram).
Assim garantes que tens de ter acesso às tuas notas e o teu cliente nem se apercebe que o teu escritório mudou.
Já as ferramentas para gestão de trabalho offline são muito úteis para as tuas notas imediatas, como quando atendes uma chamada, etc.
Nós também gostamos de usar agendas porque nos ajuda a ler e perceber facilmente as nossas tarefas do dia, semana ou mês.
A gestão de trabalho é realmente um ponto importantíssimo.
Podes não lhe dar importância agora, mas garantimos-te que este é um dos essenciais para a tua carreira de assistente virtual em que não vais querer estar a pensar mais tarde.
E vamos explicar-te porquê.
Quanto tens apenas um cliente ou dois, a gestão de trabalho é simples.
Uma agenda, algumas notas e, regra geral, dás conta do recado.
Mas para ser um Assistente Virtual de sucesso, 2 clientes não bastam para pagar as contas e dar-te liberdade financeira (a não ser que paguem mesmo muito bem!).
Precisas de mais clientes. E só os consegues manter se souberes gerir uma carteira de clientes maior.
As nossas sugestões para que consigas gerir bem o teu trabalho:
- Asana: é a ferramenta de eleição da Vera. É uma aplicação web e mobile, que te permite criar pequenos quadros/grupos de gestão de trabalho. Gratuita e muito simples de usar;
- Trello: é outra ferramenta online que funciona de forma semelhante ao Asana e que é usada pela Marisa e a Luciana;
- todoist: uma aplicação web e mobile que parece uma lista de tarefas. Pode ser mais vantajosa para ti se preferes este tipo de organização;
- Um caderno ou agenda. A Vera esta e é perfeita para o que precisa.
Criação de design e layouts
Como assistente virtual, deves focar-te e especializar-te em algumas tarefas.
Dependendo do teu foco e nicho, podes usar ferramentas de criação de design e layouts mais ou menos vezes.
Quando falamos de criação de design, falamos especificamente de:
- Publicações nas redes sociais;
- Apresentações PowerPoint de clientes;
- Criação de flyers promocionais, cartões de visita, cartazes, etc.
Qualquer um destes te pode ser pedido e não tens de sentir medo em aceitar este tipo de trabalhos – a não ser que não os faças, claro!
Então, saber como prestar este tipo de serviços também se torna algo essencial para ser assistente virtual.
Há uns anos atrás, era preciso saber trabalhar como Photoshop ou Adobe Illustrator.
Caso contrário, tinhas de contratar estes serviços a outros profissionais ou recusar trabalho.
Todas nós (Vera, Marisa e Luciana) sabemos trabalhar com ambas, mas hoje há ferramentas bem mais fáceis de utilizar e que são, em si mesmos, uma inspiração para os nossos trabalhos.
Para criação de design e layouts, temos 3 sugestões para ti:
- Canva: é a preferida! No Canva tens acesso a imensos conteúdos e podes também criar os teus. A ferramenta é gratuita e tens mais de 8.000 escolhas que podes editar para os teus trabalhos;
- Crello: esta ferramenta de criação de design e layouts é uma segunda opção para quem cria conteúdo para redes sociais. Se é o teu caso, aconselhamos que pelo menos a explores! O Crello tem mais de 30.000 opções gratuitas para ti;
- Freepik: é uma plataforma que te permite downloads de imagens gratuitas ou com direitos livres. Para além disso (e aqui mais num nível avançado, para quem queira mesmo trabalhar com Photoshop ou Illustrator), o Freepik também tem disponíveis alguns layouts de que podes fazer download e editar diretamente em ferramentas mais avançadas.
Gestão e Partilha de Ficheiros
Se és Assistente Virtual, normalmente não estás com os teus clientes presencialmente, e muito menos frequentemente.
Mais ainda, se és como nós e gostas de viajar, também precisas de ter os documentos disponíveis facilmente, estejas onde estiveres.
Portanto, anota outro dos essenciais para ser assistente virtual: tens de arranjar forma de gerir os teus ficheiros e também de os partilhar com clientes.
O email é certamente uma boa forma; mas os ficheiros andam sempre “para lá e para cá”, o que pode tornar-se contra-producente.
Para além disso, se precisares de aceder a algum documento sem acesso à internet, como vais fazê-lo?
Felizmente, há ferramentas para gestão e partilha de ficheiros gratuitas, fáceis de usar e muito conhecidas pela maioria das pessoas que têm trabalhos minimamente ligados ao online.
- Google Drive: é a ferramenta que mais usamos e é facilmente integrada com as ferramentas de gestão de trabalho. A gestão e partilha de ficheiros é super simples, seja no computador, telemóvel ou web browser, e basta fazer download da aplicação para aceder quando estás offline;
- Dropbox: com esta opção podes colocar qualquer tipo de ficheiro numa pasta partilhada e permitir que qualquer pessoa o edite. Desde que a pessoa tenha acesso ao mesmo software (como MS Office), a formatação não se perde. Para além disso, é possível recuperar versões antigas dos ficheiros se for necessário;
- OneDrive: a ferramenta da Microsoft funciona praticamente da mesma forma que o Google Drive. É muito útil como segunda opção caso tenhas a infelicidade de ficar sem computador, pois tens acesso às ferramentas de MS Office para editar ficheiros sem os desformatar;
- WeTransfer: permite enviar gratuitamente ficheiros de todo o tipo até 2Gb para qualquer pessoa. Basta que tenhas o seu email e é enviado um link para download da informação. Neste caso não serve para gestão, mas apenas para envio.
Contrato de prestação de serviços
Se quando és contratado para um emprego vês o contrato de trabalho como uma segurança, pensa nele da mesma forma quando te tornares assistente virtual.
Infelizmente, mesmo sabendo da importância de ter um contrato, muitos prestadores de serviços não fazem contratos com os seus clientes.
E há 1001 coisas erradas com isto, sendo o maior erro o de não teres um documento legal que não te protege a ti ou ao cliente.
O contrato tem de ser das primeiras coisas com que te deves preocupar quando começas o teu negócio.
O teu contrato deve, sempre que possível, ser redigido por um advogado de confiança.
Só assim tens a certeza de que estás protegido.
Na altura em que começou, a Vera contactou um advogado de confiança que a ajudou a elaborar um modelo de Contrato de Prestação de Serviços ESPECÍFICO para assistentes virtuais, e ainda um modelo de Contrato de Confidencialidade.
Se preferires não contactar um advogado, aconselho-te a fazer download do template de contrato que ele lhe passou na altura.
Nesse contrato deves:
- Indicar os serviços a prestar (e durante quanto tempo);
- Dizer quanto vais cobrar – e o que acontece se falharem com o pagamento;
- Incluir uma cláusula com respeito à inflação anual;
- Incluir uma cláusula para término amigável do contrato.
E não te esqueças: amigos, amigos… Negócios à parte.
Esta expressão não te é desconhecida por alguma razão.
Para ser um assistente virtual respeitado, tens primeiro de te respeitar a ti, ao teu trabalho e à tua integridade.
Não há “borlas” para amigos e não podes aceitar trabalhos sem o contrato.
O teu Mindset também é Essencial para ser Assistente Virtual
O Mindset não é só essencial para o teu futuro como assistente virtual; também é importante para o teu presente, pois sem ele isto não passa de uma ideia.
Quanto te tornas assistente virtual, tens mesmo de o querer.
Não é uma profissão fácil, especialmente porque ainda é desconhecida em Portugal.
Mas o Mindset certo vai levar-te muito longe e é por isso que o quis incluir neste artigo sobre os essenciais para ser assistente virtual.
Não desistas com o não.
Não te deixes ir abaixo por ter menos trabalho.
Aproveita todo o tempo que tens para aprender e aplicar a ti e ao teu negócio.
Conclusão
A tua nova vida começa aqui e agora. És tu quem está no comando e, sabes que mais?
VAIS CONSEGUIR!
Se precisares da minha ajuda como tua mentora, vamos falar um pouco. Se não, também estou disponível como tua colega de trabalho.
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