Tornaste-te Assistente Virtual, publicitaste os teus serviços junto de família e amigos, criaste as tuas redes sociais profissionais, quem sabe, lançaste até o teu site, angariaste um, dois clientes…

E, de repente, o teu negócio rebenta, as solicitações aumentam e começas a ter dificuldades em gerir todos os clientes que tens em carteira!

Antes de mais, PARABÉNS!

Pára um pouco e celebra o que alcançaste! Nem toda a gente chega onde chegaste!

De seguida, senta-te e anota o que vais ler aqui pois vamos mostrar-te como lidar com vários clientes sem que termines o dia a arrancar cabelos!

Como lidar com vários clientes

Lidar com vários clientes ao mesmo tempo pode ser desafiante!

Diferentes tarefas, diferentes ferramentas, diferentes personalidades, diferentes prazos…

Se a isto juntarmos a necessidade de trabalhares no teu próprio negócio e a tua vida pessoal… pode estar aí um grande berbicacho!

Mas é exatamente sobre gerir o teu tempo que te vamos falar hoje.

Olhar de águia

A primeira coisa a fazer para saber como lidar com vários clientes é ter um olhar geral sobre tudo o que estás a fazer.

• Quanto tempo demoras a fazer cada tarefa?
• Onde achas que poderás estar a perder tempo?
• Quantas vezes ao dia és interrompido e o que te está a interromper?

Uma boa forma de o fazer é usando ferramentas como o Toggl, que te permitem registar o que estás a fazer em cada momento.

Se preferires o método menos digital, podes também manter esse registo num caderno, onde anotas todas as horas em que estás a trabalhar, qual o projeto, assim como as interrupções (de vez em quando lá há uma roupita para estender, ou um vizinho que bate à porta, não é?).

Estabelece limites

Esta parece tão difícil, não é?

Na verdade, é simples… desde que o faças logo de início.

O que sugerimos é que, quando o cliente assina o contrato, tenha logo disponível:

• informação sobre o teu modo de trabalho (horário de trabalho (caso haja), resposta a emails, mensagens ou chamadas, modos de contacto, etc.)
• quais as suas obrigações (com quanto tempo de antecedência devem enviar pedidos ou tarefas, custos extra caso não o cumpram…)
• o que pode esperar de ti (tempo de resposta, prazos de entrega, modo de envio dos trabalhos, entre outros)

Um cliente que não respeite o que está definido em contrato pode tornar-se uma dor de cabeça não só por si, mas também pelo facto de poder desestabilizar todo o teu planeamento com outros clientes.

Quanto mais informados estiverem os teus clientes, mais fácil será gerires o teu volume de trabalho.

E não abras exceções!

Alguns clientes vão sempre tentar testar esses limites, exigindo a tua atenção a toda a hora, como se só trabalhasses para eles.

Se não respeitares os limites que tu própria impuseste, o teu cliente vai tentar impor os seus próprios limites.

E estes limites são extensíveis à tua vida pessoal.

Se trabalhas a partir de casa é fácil que as pessoas pensem que estás sempre disponível, ou que podes sair a qualquer hora para ir tomar um café, ou fazer tarefas domésticas… só porque estás em casa!

É tua responsabilidade fazê-los entender que a tua casa é o teu escritório e que isto é algo que deve ser encarado com seriedade.

Conhece-te!

Cada um de nós tem diferentes ritmos de trabalho e ritmos circadianos.

E o que é isso de ritmos circadianos? Cada um de nós tem um cronótipo que é, habitualmente, representado por um animal, e que corresponde ao período do dia em que estamos mais alerta e somos mais produtivos.

E tu, trabalhando a partir de casa e, possivelmente, sem a obrigação de trabalhar num horário definido pelo cliente, podes ajustar o teu horário de trabalho ao teu cronótipo.

Alguns exemplos:

• Leão: Acorda cedo, com muita energia, mas ao final da tarde já está exausto.
• Urso: Precisam de dormir 8h e o seu relógio biológico está muito alinhado com o nascer e pôr do sol.
• Lobo: Têm muita dificuldade em acordar cedo e os seus níveis de energia atingem o pico durante a tarde e noite.

Como vês, é possível maximizar a nossa produtividade, trabalhando nas horas em que a nossa energia está em altas.

Um exemplo prático será um leão fazer todas as suas atividades e projetos de manhã, em que a sua energia está no máximo, beneficiando a concentração e eficiência, deixando as reuniões com clientes e potenciais clientes para a tarde.

Cria uma To-Do list

Já aqui falámos das vantagens de fazer listas com tudo o que tens a fazer.

É uma forma de te guiares, de não te dispersares.

Cada tarefa que completas e que riscas na tua lista, é uma gratificação e sensação de dever cumprido.

Aproveita o final do dia para reveres o que foi feito e o que ficou por fazer e para atualizares a tua lista para o dia seguinte.

Dá prioridade às tarefas urgentes e mais complicadas.

Caso tenhas dificuldade em prioritizar, a tabela abaixo (Matriz de Eisenhower) dá-te algumas dicas sobre como categorizar as tuas tarefas.

Usa ferramentas de gestão de projetos

Há muitas opções por onde escolher (Trello, Asana, Notion, ClickUp, etc) …

A ideia é que deverás escolher a que melhor se adapta às tuas necessidades.

Estas ferramentas vão permitir planear tarefas, registar prazos de entrega e progresso das tarefas, documentar procedimentos, etc.

Se quiseres, poderás também dar acesso ao teu cliente para que, a todo o momento, ele consiga ver o progresso do projeto sem que te esteja, constantemente, a pedir um ponto de situação.

Multitasking é má ideia

Lidar com vários clientes em diferentes projetos não significa que tenhas de fazer tudo ao mesmo tempo!

Aliás, é uma péssima ideia!

A nossa sugestão é trabalhar por lotes. E vais ser tu a definir que tipo de lotes preferes, consoante o tipo de atividade.

Mas a ideia base é ter sempre uma linha condutora, quer trabalhes por tipo de tarefa ou por cliente.

• Exemplo A

Tens de criar 5 publicações por semana para os clientes A e B.

Ao invés de, a cada dia, criares 1 publicação para cada cliente, defines que, por exemplo, à terça-feira, crias todas as publicações para a semana seguinte, primeiro para o cliente A e, logo de seguida, para o cliente B.

Evitas ter de recomeçar esta tarefa todos os dias e potencias a criatividade pois estás concentrada na tarefa.

• Exemplo B

Fazes reconciliação de faturas para o cliente C.

Ao invés de o fazeres durante uma hora a cada dois dias, reservas 3 h à sexta-feira e estás totalmente focada naquela tarefa.

Ou, por exemplo, sabes que à segunda-feira tens o projeto do cliente A, à terça-feira do cliente B, e por aí em diante.

O facto de estares focada uma só tarefa ou num só cliente favorece a produtividade e é uma excelente forma de evitar erros e distrações.

Time blocking

Time blocking é literalmente traduzido do inglês para “bloquear tempo”.

E anda de mãos dadas com o ponto anterior…

Vai depender da tua preferência (se fazes blocos por tipo de tarefa ou por cliente), mas agrupa projetos e seleciona períodos específicos do dia/semana para os realizar.

Podes usar, por exemplo, o calendário do Gmail para tal!

O teu cliente não tem de saber quando é que estás a trabalhar para ele, mas isto vai ajudar-te a planear o teu tempo e a lidar com vários clientes.

Usa as cores para identificar clientes ou tipos de tarefas, ou até para distinguir tarefas profissionais das pessoais.

Usando o calendário conseguirás ter uma vista de águia de tudo o que tens para fazer nessa semana, permitindo-te uma melhor organização.

Guarda tempo para TI

Pode parecer ridículo ter de dizer isto, mas ter tempo para ti é umas das coisas que mais potenciam o teu sucesso profissional.

Permite-te descansar e esvaziar a cabeça do teu projeto profissional.

Conclusão

Qualquer que seja o método que venhas a descobrir que melhor funciona contigo, o nosso melhor conselho é que tenhas a exata noção do que fazes, ou seja, de como e onde gastas o teu tempo, quais as tarefas que tens que fazer e quais os seus deadlines.

Só assim terás o controlo total do teu tempo.

E como profissional independente, tempo é uma das coisas que vendes, a par do conhecimento.

Por isso, é essencial que não o desperdices.

Outros Assistentes Virtuais descobrem diariamente como lidar com vários clientes Membership Vamos! Club.

Não percas a oportunidade de descobrir também, e de partilhar a tua experiência!