Uma das questões que mais me colocam (e que também já foi a minha) foi como se pode gerir trabalho da melhor forma.
Quanto tens apenas um cliente ou dois, a gestão de trabalho é simples.
Uma agenda, algumas notas e, regra geral, dás conta do recado.
Mas quando és Assistente Virtual, não basta saber o que tens de fazer para 2 clientes.
Passa a ser essencial saber gerir uma carteira maior.
Porque, a não ser que os teus 2 clientes paguem muito bem, não conseguirás ter sucesso e liberdade financeira.
Então como é que se consegue gerir diferentes clientes e diferentes projectos sem ter um nó na cabeça nem falhar com ninguém?
Tens de aprender a usar ferramentas para gestão de trabalho.
Calma, não é nada de muito complicado ? e garanto que já usas algumas!
Tipos de Ferramentas para Gestão de Trabalho
O melhor é mesmo começar pelo início.
Há dois tipos de ferramentas que podes usar para gerir trabalho: online e offline.
A minha sugestão é que uses um pouco dos dois, mas com maior tendência para o online.
Porquê?
Porque se um dos teus objectivos é ser móvel e poder viajar enquanto trabalhas, tens de ter acesso às tuas notas para que o teu cliente nem se aperceba que o teu escritório mudou.
Ferramentas para gestão de trabalho offline são, essencialmente, objetos como blocos de notas, agendas, quadros brancos ou quadros de cortiça, cadernos, etc.
Em suma, é qualquer tipo de ferramenta que podes usar fisicamente.
Quais são as vantagens destas ferramentas offline?
Acredito que a maior vantagem é ser-te familiar.
Desde a escola que escreves em cadernos e talvez num trabalho anterior até já tenhas usado agenda, post-its ou quadros.
Portanto, será simples usar todos estes no teu trabalho como assistente virtual.
Por outro lado, que desvantagens estão associadas a estas ferramentas para a gestão do teu trabalho?
Podem tornar-se confusas se não tiveres um sistema muito bem organizado ou podem perder-se muito facilmente.
O que eu faço normalmente é ter sempre disponível um caderno ou bloco de notas, que posso usar para apontamentos, e que funciona como agenda semanal também.
A que eu utilizo neste momento é esta e dá-me imenso jeito para organizar a minha semana.
É com isto que começo a minha gestão e organização de trabalho antes de a passar para o online.
3 sugestões de Ferramentas Para Gestão de trabalho
As ferramentas online para gestão de trabalho estão a melhorar a cada dia que passa.
Hoje há formas de prestar trabalho de forma totalmente remota sem que se perca a comunicação imediata e eficaz.
A oferta é muito vasta e vai ser impossível falar de todas elas neste artigo.
Há ferramentas para gestão de trabalho mais dedicadas a tempos de trabalho e entrega, outras mais dedicadas à comunicação entre a equipa em que também incorporaram a gestão de trabalho, etc..
Asana
A minha ferramenta de eleição é o Asana, uma aplicação web e mobile, que me permite criar pequenos quadros/grupos de gestão de trabalho.
Posso criar um quadro para cada um dos meus clientes e lá tenho toda a informação sobre as tarefas a fazer, prazos e tempos de entrega, e ainda posso falar directamente com os clientes.
Tenho também um quadro criado para mim, tanto para a minha atividade de Assistente Virtual como para o Dito Feito, onde delego tarefas a outros parceiros.
O Asana tem outras duas vantagens que adoro!
- É gratuito até 15 membros, o que é mais que suficiente para o início de carreira ?
- Permite integração com outras aplicações, o que ajuda imenso na gestão de documentos, CRM, email, etc.
(desculpem se quase pareço uma comercial da marca, mas fez maravilhas por mim!)
Trello
Outra ferramenta parecida e que é usada pela Marisa e a Luciana é o Trello.
Também é muito conhecido por todos os que trabalham de forma remota e funciona de uma forma parecida ao Asana.
Permite a criação de quadros/grupos por cada um dos clientes que tens e podes organizar o trabalho de uma forma similar ao Asana.
E, também como no Asana, há uma versão totalmente gratuita até 10 quadros (neste caso contabilizam por quadros e não membros da equipa).
Não gostei tanto do Trello por uma razão: não tem tanta facilidade de integração com outras aplicações que uso.
É uma alternativa muito boa e é usada por alguns dos meus amigos e colegas de profissão.
Mas a mim não cativou e fiquei encantada com o Asana!
todoist
A minha última sugestão é uma ferramenta que pessoalmente não uso. Mas como sei que este tipo de gestão funciona muito bem para algumas pessoas, quis incluí-la também.
A todoist é uma ferramenta para gestão de trabalho que funciona quase como uma lista de tarefas.
Em vez de dividir o trabalho por quadros diferentes, há uma única lista com as tarefas do dia, semana ou mês.
Podes categorizar as tarefas por cliente, sim, mas fica tudo numa única página de fácil acesso e é só dar como concluído quando estiver tratado.
Gostei muito da forma visual da todoist, mas admito que não trocaria pela ferramenta que uso agora.
A melhor ferramenta é aquela a que melhor te adaptas
Lembra-te sempre disso! As minhas sugestões são para te ajudar, mas recomendo que faças alguma pesquisa, vejas alguns vídeos e até experimentes antes de decidir.
Somos todos diferentes e gostos (como formas de trabalhar) não se discutem.
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Queres ser Assistente Virtual mas não sabes por onde começar? Não te preocupes, já estive no teu lugar. E foi por isso que criei o Dito Feito, que hoje é o VAmos! Club, a primeira membership em Portugal para Assistentes Virtuais. Lê os artigos no site, segue a página no Instagram e o grupo do Facebook e manda-me uma mensagem se tiveres dúvidas 😉
